Biuletyn Informacji Publicznej Miasta Kowary

Archiwum jest wyodrębnioną komórką organizacyjną w urzędzie, zajmującą się przejmowaniem dokumentacji z komórek organizacyjnych, jej przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Podstawowym celem archiwum jest:
- zabezpieczanie dokumentacji wytworzonej przez daną jednostkę,
- przechowywanie oddzielnie dokumentacji archiwalnej i dokumentacji niearchiwalnej,
- udostępnianie dokumentacji lub w uzasadnionych przypadkach wypożyczanie dokumentacji na zewnątrz.

Akta udostępnia się dla celów służbowych wyłącznie własnym pracownikom zakładu oraz na żądanie organów kontrolnych, organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości, jak również dla celów naukowo-badawczych po uzyskaniu na to zezwolenia kierownika jednostki organizacyjnej. Część powstającej w trakcie wykonywania określonych zadań dokumentacji o trwałej wartości historycznej, naukowej oraz praktycznej dla gospodarki narodowej po uprzednim wyselekcjonowaniu, wchodzi jako materiały archiwalne (kategoria „A”) do państwowego zasobu archiwalnego i podlega – po upływie okresu ustalonego przepisami archiwalnymi – przekazaniu miejscowo właściwemu archiwum państwowemu, gdzie jest przechowywana wieczyście. Pozostała część stanowi dokumentację niearchiwalną (kategoria „B”), która ma jedynie czasowe, praktyczne znaczenie i po upływie obowiązujących okresów przechowywania jest brakowana (przekazywana na makulaturę lub niszczona).

Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.