Biuletyn Informacji Publicznej Miasta Kowary

ZARZĄDZENIE NR 20/2003
BURMISTRZA MIASTA KOWARY
z dnia 14 kwietnia 2003 r.

w sprawie określenia jednolitych zasad postępowania w Urzędzie Miejskim w Kowarach w zakresie udzielania zamówień publicznych.

Na podstawie art. 30 ust.2 pkt.3 i art. 31 Ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591), zarządzam co następuje:

§ 1

W celu ujednolicenia procedur udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim wKowarach oraz kontroli przestrzegania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych w gminnych jednostkach organizacyjnych wprowadza się zasady i tryb postępowania w zakresie udzielania zamówień publicznych.

§ 2

Określa się jednolite zasady i tryb postępowania w zakresie udzielania zamówień publicznych, które zawiera załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 3

Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta Kowary.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania.

Załącznik Nr 1do Zarządzenia Nr 20/2003 Burmistrza Miasta Kowary z dnia 14.04.2003 r.

JEDNOLITE ZASADY POSTĘPOWANIA W URZĘDZIE MIEJSKIM W KOWARACH W ZAKRESIE UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH.

ROZDZIAŁ I

Zasady ogólne.

§ 1

Ilekroć w niniejszych zasadach jest mowa o:

1) Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych ( tekst jednolity – Dz. U. z 2002 roku, Nr 72, poz. 664 ze zm. ),

2) Trybie udzielania zamówień publicznych – należy przez to rozumieć odpowiedni tryb udzielania zamówień, określony w art.13 ustawy,

3) Przetargu – należy przez to rozumieć odpowiednio przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, przetarg dwustopniowy,

4) Gminnych jednostkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć wszystkie jednostki budżetowe z wyłączeniem Urzędu Miasta Kowary, zakłady budżetowe, samorządowe instytucje kultury, jednostki zależne dla których Rada Miasta Kowary jest organem założycielskim (przedszkola, szkoły podstawowe, gimnazjum, Zarząd Eksploatacji Zasobów Komunalnych, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, Kowarskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji, Miejska Służba Ratownicza, Miejski Ośrodek Kultury, Miejska Biblioteka Publiczna).

5) Kierowniku jednostki – należy przez to rozumieć kierowników jednostek wymienionych w punkcie 4 oraz naczelników wydziałów Urzędu Miejskiego w Kowarach,

6) Pracowniku odpowiedzialnym – należy przez to rozumieć pracownika Wydziału Urzędu Miejskiego wyznaczonego przez jej kierownika do projektowania, przygotowania i prowadzenia procedur zamówień publicznych,

7) Koordynatorze do spraw zamówień publicznych – należy przez to rozumieć pracownika wskazanego przez Burmistrza Kowar jako osobę odpowiedzialną za przestrzeganie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych oraz niniejszego zarządzenia,

8) System zamówień publicznych- należy przez to rozumieć całokształt uregulowań wewnętrznych dotyczących projektowania, przygotowywania, przeprowadzania, realizacji i rozliczenia procedur zamówień publicznych,

9) Proces udzielania zamówienia – ciąg działań faktycznych i prawnych podejmowanych w związku z przygotowaniem, przeprowadzeniem i rozliczeniem udzielanego zamówienia oraz gromadzeniem dokumentacji dotyczącej realizowanych zamówień.

§ 2

1) Za organizację systemu zamówień publicznych udzielanych w ramach realizacji zadań Urzędu Miejskiego w Kowarach odpowiedzialnym jest Burmistrz Kowar.

2) Za organizację systemu i przebieg procesu udzielania zamówień publicznych udzielanych przez gminne jednostki organizacyjne odpowiedzialni są ich kierownicy.

3) Za prawidłowość zawierania umów z oferentami wyłonionymi w wyniku udzielenia zamówienia publicznego odpowiadają kierownicy jednostek.

4) W celu udzielenia zamówienia publicznego o wartości przekraczającej 30 000 EURO odpowiedzialni za organizację systemu zamówień publicznych powołują komisję przetargową.

5) W celu udzielenia zamówienia publicznego o wartości przekraczającej 3000 EURO, a nie większej niż 30 000 EURO, odpowiedzialni za organizację systemu zamówień publicznych mogą powołać komisję przetargową, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej.

ROZDZIAŁ II

Zadania uczestników procesu udzielania zamówienia publicznego.

§ 3

Do obowiązków pracownika odpowiedzialnego należy:

1) wystąpienie do kierownika jednostki z wnioskiem o udzielenie zamówienia,

2) określenie rodzaju zamówienia ( odpowiednio do przepisu art. 2 ust. 1 pkt. 1,2 ustawy),

3) opis przedmiotu zamówienia ( art. 17 ust. 1 ustawy ),

4) określenie wartości zamówienia ( art. 2 ust.1.pkt.9 ustawy),

5) zebranie informacji o warunkach i możliwościach realizacji zamówienia (głównie w oparciu o zatwierdzony budżet jednostki),

6) przeprowadzenie procesu obejmującego wszystkie czynności wynikające z ustawy oraz zatwierdzonego trybu realizacji zamówienia.

7) opracowanie projektów: ogłoszenia, zaproszenia do wzięcia udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zapytania o cenę, umowy,

8) zgłoszenie do publikacji ogłoszeń lub wysłanie do dostawców lub wykonawców zaproszeń do udziału w postępowaniu, albo zaproszeń do składania ofert,

9) wydawanie (przesyłanie) specyfikacji istotnych warunków zamówienia (zapytanie o cenę i innych wynikających z przyjętej procedury),

10) przygotowywanie projektów udzielenia odpowiedzi na zadane pytania dotyczące treści specyfikacji lub zapytania o cenę ,

11) prowadzenie ewidencji podmiotów, które pobrały dokumenty w sprawie ubiegania się o realizację zamówienia,

12) przygotowanie kompletu dokumentacji dla procesu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

13) przyjmowanie ofert,

14) przygotowanie propozycji rozstrzygnięcia procedury o udzielenie zamówienia publicznego.

15) przechowywanie dokumentacji postępowania w sposób gwarantujący jej nienaruszalność.

§ 4

Do obowiązków naczelnika wydziału należy:

1) Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego,

2) Zatwierdzenie wniosku o udzielenie zamówienia,

3) Ustalenie w porozumieniu ze służbami finansowymi możliwości i źródeł finansowania udzielenia zamówienia,

4) Zatwierdzenie (po konsultacji z koordynatorem do spraw zamówień publicznych) projektów dokumentów przygotowanych w trakcie procesu udzielania zamówienia przez pracownika odpowiedzialnego,

5) Występowanie do Burmistrza Kowar z wnioskiem o powołanie komisji przetargowej,

6) Przedkładanie projektu umowy z oferentem, którego ofertę uznano za najkorzystniejszą do opiniowania przez Radcę Prawnego i Skarbnika,

7) nadzorowanie prawidłowości przebiegu procesu udzielania zamówienia,

8) Prowadzenie rejestru zamówień publicznych udzielonych przez wydział Urzędu Miejskiego w Kowarach,

9) Przedkładanie koordynatorowi do spraw zamówień publicznych kwartalnych sprawozdań w sprawie udzielonych zamówień według wzoru ustalonego przez Burmistrza Kowar w terminie do 10 dnia miesiąca po zakończeniu kwartału,

10) Umieszczanie na dokumentach finansowych numeru i daty umowy na podstawie której realizowane jest zamówienie oraz informacji o trybie w jakim zamówienie zostało udzielone,

11) Informowanie koordynatora do spraw zamówień publicznych o protestach i odwołaniach, które wpłynęły w trakcie udzielania zamówienia,

12) Informowanie koordynatora do spraw zamówień publicznych o skargach i wnioskach, które wpłynęły w trakcie udzielania zamówienia.

13) Udostępnianie uczestnikom postępowania wglądu do dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 5

1. W wydziale organizacyjno – prawnym Urzędu Miejskiego w Kowarach tworzy się stanowisko koordynatora do spraw zamówień publicznych, zwanego dalej koordynatorem.

2. Do zadań koordynatora należy:

3. koordynowanie pracy wydziałów Urzędu Miejskiego w Kowarach oraz nadzorowanie pozostałych gminnych jednostek organizacyjnych w zakresie udzielania zamówień publicznych,

4. udzielanie kierownikom jednostek oraz pracownikom odpowiedzialnym, instruktażu w zakresie procedur udzielania zamówień publicznych,

5. analiza stosowanych procedur zamówień publicznych i przedkładanie Burmistrzowi Kowar oraz kierownikom jednostek propozycji zmian,

6. opiniowanie materiałów dotyczących zamówień publicznych o wartości powyżej 30.000 EURO, przedkładanych przez kierowników jednostek,

7. prowadzenie ewidencji udzielanych zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Kowarach oraz pozostałych gminnych jednostkach organizacyjnych,

8. składanie Burmistrzowi Kowar zbiorczych sprawozdań kwartalnych w sprawie udzielonych zamówień publicznych według wzoru ustalonego przez Burmistrza Kowar w terminie do 15 dnia miesiąca po zakończeniu kwartału,

9. wnioskowanie i organizowanie szkoleń w zakresie zamówień publicznych,

10. prowadzenie postępowań związanych z protestami i odwołaniami, które wpłynęły w trakcie udzielanych zamówień,

11. informowanie Burmistrza Kowar i kierowników jednostek o zmianach w przepisach dotyczących zamówień publicznych,

12. podnoszenie kwalifikacji w zakresie zamówień publicznych.

§ 6

1. Komisję przetargową dla przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego powołuje Burmistrz Kowar

2. Do obowiązków Komisji Przetargowej należy: przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z art. 20a ust. 1 ustawy oraz Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy.

3. Burmistrz Kowar określi w drodze Zarządzenia ramowe zasady powoływania i trybu pracy Komisji przetargowej w Urzędzie Miejskim w Kowarach.

§7