Stanowisko ds. obsługi klienta (BOK)

Imię i nazwisko: Dominika Martyka
Telefon: 75 64 39 222
E-mail: dominika.martyka
Lokalizacja: budynek A, pokój nr 1, parter

Zakres obowiązków:

1. Kompleksowa obsługa korespondencji wpływającej do urzędu, tj.: przyjmowanie, wprowadzanie i dekretowanie w elektronicznym systemie obiegu dokumentów, przekazywanie zadekretowanej korespondencji do wydziałów.
2. Kompleksowa obsługa korespondencji wysyłanej, tj.: wysyłanie, prowadzenie rejestru przesyłek pocztowych, wybór i zawieranie umów z wykonawcą usług pocztowych.
3. Współpraca z pracownikami roznoszącymi przesyłki urzędowe, nadzorowanie ich pracy, sporządzanie zestawień rozniesionych przesyłek, pilnowanie terminów doręczeń, kontrolowanie rozliczeń.
4. Nadzór nad odbieraniem przesyłek przez pracowników jednostek organizacyjnych.
5. Udzielanie informacji o procedurach załatwiania spraw w urzędzie.
6. Wydawanie stosownych druków i formularzy oraz udzielanie pomocy przy ich wypełnianiu, zgodnie z wytycznymi przygotowanymi przez wydziały.
7. Udzielanie informacji o zakresie spraw załatwianych w urzędzie lub wskazanie klientowi właściwego do jej załatwienia podmiotu, łącznie z jego adresem i godzinami urzędowania.
8. Udzielanie informacji o strukturze i funkcjonowaniu urzędu.
9. Kierowanie klientów urzędu do właściwych merytorycznie komórek.
10. Współdziałanie z komórkami organizacyjnymi urzędu w celu zapewnienia jak najszybszej i najpełniejszej obsługi klienta.
11. Przyjmowanie zgłoszeń na telefon "AWARIA".
12. Zakup materiałów i pomocy biurowych, wydawanie pracownikom, prowadzenie ewidencji.
13. Zakup niezbędnych druków.
14. Stały nadzór nad przeznaczonymi w budżecie środkami na realizację zadań związanych z zakresem czynności oraz niezwłoczne informowanie bezpośredniego przełożonego o istniejących zagrożeniach związanych z realizacją budżetu.
15. Planowanie zadań i środków do budżetu na przyszły rok budżetowy.
16. Bieżące przekazywanie do zespołu redakcyjnego BIP informacji publicznych w zakresie merytorycznym swojego stanowiska oraz odpowiedzialność za treść przekazywanych informacji.
17. Systematyczne wykonywanie przeglądów informacji z zakresu swojego stanowiska pracy zamieszczonych w BIP, czuwanie nad ich aktualnością.