Stanowisko ds. obsługi sekretariatu

Imię i nazwisko: Gabriela Kotlińska
Telefon: 75 64 39 222
E-mail: gabriela.kotlinska
Lokalizacja: budynek A, pokój nr 8, I piętro

Zakres obowiązków:

1. Prowadzenie sekretariatu Burmistrza Miasta Kowary.
2. Zapewnienie obsługi organizacyjno biurowej Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Sekretarza Miasta.
3. Umawianie terminów i prowadzenie kalendarza spotkań Burmistrza.
4. Organizowanie przyjęć przez Burmistrza interesantów zgłaszających się w ramach skarg i wniosków oraz innych spraw, prowadzenie zapisów.
5. Przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych.
6. Przygotowywanie i organizacja wyjazdów Burmistrza i wizyt jego gości.
7. Wydawanie delegacji pracownikom oraz dyrektorom jednostek, prowadzenie rejestru.
8. Prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznej w Urzędzie.
9. Nadzór nad porządkiem i wyposażeniem w gabinecie Burmistrza i Zastępcy Burmistrza (materiały biurowe, wizytówki, napoje, poczęstunki, upominki, itp.).
10. Przygotowywanie napojów i poczęstunków na spotkania organizowane przez Burmistrza oraz na sesje i posiedzenia radnych.
11. Stały nadzór nad przeznaczonymi w budżecie środkami do realizacji zadań związanych z zakresem czynności oraz niezwłoczne informowanie bezpośredniego przełożonego o istniejących zagrożeniach związanych z realizacją budżetu
12. Planowanie zadań i środków do budżetu na przyszły rok budżetowy.
13. Prowadzenie korespondencji zleconej przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza.
14. Bieżące przekazywanie do zespołu redakcyjnego BIP informacji publicznych w zakresie merytorycznym swojego stanowiska oraz odpowiedzialność za treść przekazywanych informacji.